تکنیک های لازم برای بالابردن مهارت های ثبت داده یا data entry

forumبدون دیدگاه

از آنجا که بسیار به رایانه ها و اینترنت وابسته هستیم، شرکت ها فشار زیادی برای انتقال اطلاعات نسخه کپی به فرمت های دیجیتال متحمل می‌شوند. با توجه به اداره آمار کار، صنایع برتر که از کلیدهای ورود اطلاعات استفاده می کنند، شامل آزمایشگاه های پزشکی و تشخیصی، خدمات حسابداری و دولت های محلی است. منشی هایی به منظور ثبت داده استخدام می شوند تا داده هایی را که قبلاً فقط به صورت کپی در رایانه وجود داشت، معمولاً با استفاده از یک برنامه نرم افزاری خاص وارد کنند.

ثبت داده ها یک حوزه گسترده است. بسته به نقش ، صنعت و شرکت ، الزامات متفاوتی برای ورود داده ها دارند. اگر در شغل ثبت داده کار می کنید یا به ای شغل علاقه دارید، ممکن است یاد بگیرید که چگونه مهارت های ورود اطلاعات خود را توسعه داده یا تقویت کنید. در این مقاله، ما درباره اینکه ثبت داده چیست، مهارت های مورد نیاز، عناوین شغلی رایج و نکاتی در مورد اینکه چگونه می توانید مهارت های ورود داده و تایپ خود را برای حرفه خود بهبود بخشید ، بحث می کنیم. با کارنیل وب همراه باشید.

ثبت داده ­چیست؟

فرآیند ثبت داده ها و به روز رسانی اطلاعات در برخی خدمات الکترونیکی یا پایگاه داده را ثبت داده می گویند. فردی که داده ها را وارد می کند این کار را با وارد کردن مستقیم داده ها به پایگاه داده شرکت با رایانه، ماوس، صفحه کلید، اسکنر یا سایر ابزارهای ورود داده انجام می دهد. برخی از عناوین شغلی که وظایف ثبت داده را انجام می دهند مانند( اپراتور ثبت داده، منشی ثبت اطلاعات حسابداری، مهندس ثبت اطلاعات، متصدی ارسال و دریافت داده و غیره) می باشند.

ثبت داده - کارنیل وب

مسئولیت های ثبت اطلاعات

وارد کردن اطلاعات، پردازش دقیق و بایگانی داده ها برای رضایت مشتری ضروری است. بنابراین، مهم است که منشی ثبت داده  دارای مهارت های خاصی باشند و شرایط لازم را برای انجام مسئولیت های روزانه خود را داشته باشند. بسیاری از مسئولیت ها و مهارت های سخت و نرم وجود دارد که ممکن است مورد نیاز افرادی باشد که در زمینه های شغل ثبت داده ها فعالیت می کنند. در اینجا چند مهارت و مسئولیت وجود دارد که کارمند ثبت داده باید داشته باشد و انجام دهد.

  • وارد کردن اطلاعات حساب یا مشتری از اسناد مربوطه
  • رعایت زمان ختم یا deadline ثبت داده ها
  • مرتب سازی اطلاعات برای آماده سازی برای ورود به کامپیوتر
  • در صورت نیاز اسکن اسناد و فایل های دیگر را انجام دهید
  • بررسی خطاها هنگام ثبت داده
  • تصحیح موارد ضروری داده ها
  • کمک به ایجاد سیستم های مدیریت داده
  • حفظ محرمانه بودن مطابق خط مشی ها و مقررات شرکت
  • در صورت نیاز تهیه گزارشات و انجام عملیات پشتیبان گیری

مهارت های لازم که مسئول ثبت داده باید داشته باشد:

 

فرآیند ثبت داده از طریق رایانه یا بعضی سیستم های کامپیوتری خاص انجام می شود.کسی که به عنوان مسئول ثبت داده کار می­کند، باید با آشنایی کامل با سیستم کامپیوتر را داشته باشد. از مهارت های دیگر که لازمه این کار می باشد را در اینجا بیان می کنیم.

  • مهارت­های ابتدایی نرم افزاری

افرادی که اطلاعات را ثبت می­کنند، باید مهارت های نرم افزاری اولیه را داشته باشند. زیرا آنها با پردازشگر کلمات، پایگاه های داده، صفحات گسترده و نرم افزارهای مرتبط به طور روزانه سروکار دارند.

  • مهارتهای ارتباطی نوشتاری و شفاهی کارآمد

متخصصان ثبت داده باید اغلب با تیم های داخلی و خارجی ارتباط برقرار کنند. آن ها می توانند در مورد هرگونه مشکلی که ممکن است با داده های نادرست یا سایر مسائل پایگاه داده مواجه شوند، بازخورد ارائه دهند. مهم است که آنها همچنین از گوش دادن فعال استفاده کنند تا بتوانند داده ها را به روشی که شرکت ترجیح می دهد وارد کرده و مرتب کنند.

  • سرعت تایپ سریع

این مهارت برای موفقیت افراد در وارد کردن اطلاعات ضروری است، زیرا آنها به احتمال زیاد نیاز به انجام مقادیر زیادی از داده ها در مدت زمان محدود دارند. بسیاری از کارفرمایان انتظار سرعت متوسط تایپ 30 تا 40 کلمه در دقیقه را دارند. البته علاوه بر سرعت، دقت در تایپ نیز مهم است. در زمان تایپ ممکن است بعضی کلمات یا جملات اشتباه نوشته شوند و اصلاح دوباره آن زمان می­برد. بنابراین، تلاش کنید تا دقت لازم را هنگام تایپ مراعات کنید.

  • انگیزه بالا و توجه به جزئیات

فرآیند ثبت داده ممکن است از راه دور یه به صورت گروهی انجام شود. گاهی اجرای کارهای تکراری برای بعضی متخصصین ثبت داده کمی خسته ­کننده است. پس یک فردی که مسئول ثبت داده است باید از انگیزه بالا و دقت قابل توجهی برخوردار باشد تا بتواند بصورت درست کار محوله را انجام دهد. در ثبت داده با اطلاعات عددی، متنی و یا تصویر سروکار داریم. بنابراین، توجه کردن به جزئیات اطلاعات از الویت کار است.

  • تایپ حرفه­ای ده انگشتی

به ساختار تایپ فعلی و زبان بدن خود توجه داشته باشید. مطمئن شوید که از وضعیت و موقعیت مناسب دست برای دقت و راحتی مطلوب استفاده می کنید. با مهارت تایپ ده انگشتی می­توانید، مهارت تایپ و کارایی خود را افزایش دهید. به این منظور میتوانید از ابزارهای تایپ آنلاین برای حرفه‌­ای تر شدن استفاده کنید.

ثبت داده - کارنیل وب

 

  • بهبود فضای میز

ثبت داده ها مستلزم این است که شما برای مدت طولانی روی رایانه بنشینید و تایپ کنید. نشستن طولانی مدت ممکن است با برخی مسائل مربوط به سلامتی ارتباط داشته باشد و مهم است که فضای میز خود را به منظور ارگونومیک تر شدن بهبود دهید. بهترین راه برای این کار این است که یک صندلی راحت با پشتی کمری داشته باشید که قابلیت چرخاندن داشته و تنظیم ارتفاع دارد. مانیتورهای کامپیوتر باید در سطح چشم با حداقل تابش خیره کننده باشند و مانیتور باید نزدیک ماوس قرار گیرد. مانیتورهای دوگانه همچنین می توانند به بررسی واقعیت ، سرعت ورود داده ها ، کارایی و بهره وری کمک کنند.

  • استفاده از ترفندهای رایانه­ای

برای صرفه جویی در زمان می توانید از میانبرهای زیادی با برنامه های نرم افزاری خاص استفاده کرد. به عنوان مثال، می توانید از کلیدهای TAB و ENTER در Excel برای وارد کردن اطلاعاتی که قبلاً نوشته شده است استفاده کنید. بسیاری از ترفندهای صفحه گسترده و صفحه کلید را می توانید به صورت آنلاین پیدا کنید یا ممکن است توصیه های دیگری را از سرپرست خود بخواهید.

  • تمرکز داشته باشید

وقتی در زمینه ثبت اطلاعات کار می کنید، تمرکز بر وظایفی که انجام می دهید ممکن است یک چالش باشد. سعی کنید یک برنامه دقیق تنظیم کنید و با تقسیم وظایف بر اساس اولویت، زمان خود را تقسیم ­بندی کنید. همچنین ممکن است برایتان بهتر باشد که تلفن خود را دور از دسترس قرار دهید و در ساعات کار آن را بی صدا قرار دهید تا تمرکز بهتری داشته باشید.

  • زمانی را برای اصلاح دوباره اختصاص دهید

ممکن است اشتباهاتی در طول روز کاری شما اتفاق بیفتد و مهم است که قبل از ارسال کار زمان اصلاح دوباره را داشته باشید. اگر به ویرایشگر یا کسی که برای تصحیح کار شما در دسترس است دسترسی ندارید ، ممکن است دور شدن از یک پروژه مفید باشد. به این منظور، بعضی ابزارهای ویراستاری نیز وجود دارد که کار اصلاح متن را انجام می­دهد. اما بعضی اطلاعات بصورت متن نیست و شما باید اطلاعات را نظر به اسناد موجود بررسی کنید و درصورت اصلاح تغییر دهید.

, , ,
نوشتهٔ پیشین
چرا طراحی سایت واکنشگرا اهمیت دارد؟
نوشتهٔ بعدی
طراحی سایت چه مزایایی دارد؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Fill out this field
Fill out this field
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
شما باید با قوانین موافقت کنید.

فهرست